Digitalizace nájemního vztahu

Mohu smlouvu podepsat elektronicky?

Administrativní úkony související s bydlením dlouho zůstávaly v pozadí zájmu o problematiku digitalizace. Bylo běžné, že se nájemní smlouvy podepisovaly vlastnoručně a energie se odečítaly při osobní návštěvě zástupce dodavatelské společnosti. Situace se však rychle mění.

Asociace nájemního bydlení provedla mezi svými členy šetření, které ukázalo, že polovina z nich již nabízí využití elektronického podpisu k uzavření nájemní smlouvy. A většina ostatních pronajímatelů o zavedení této možnosti uvažuje. Podpis probíhá nejčastěji prostřednictvím ověření identity občana přes Bank iD neboli bankovní identitu, kterou poskytují v České republice veškeré větší banky. Mohou jej tedy prakticky provést všichni, kdo mají zřízen přístup do internetového bankovnictví. Případně je možné použít další způsoby jako biometrický podpis na tabletu ve správcovské agentuře.

Osobní setkávání majitele nemovitosti a nového nájemníka při podpisu smlouvy už často není nezbytně nutné, což šetří cenné hodiny oběma stranám

Zásadní výhody digitalizace

Jak na straně majitelů, tak nájemníků, je celý proces pronájmu nemovitosti díky digitalizaci jednodušší a časově efektivnější. Například elektronický podpis smlouvy o nájmu bytu výrazně zvyšuje komfort všech zúčastněných stran. Není totiž nutné domlouvat termín osobní schůzky, složitě se dopravovat na místo setkání, tisknout stohy papíru, ani je následně archivovat.

Podle výzkumu Asociace nájemního bydlení je hlavním důvodem digitalizace nájemního vztahu u velkých institucionálních pronajímatelů časová úspora v rychlosti komunikace, která díky tomu probíhá on-line v bezpapírové podobě. Mezi silné argumenty pro zavádění digitálních nástrojů patří také větší pohodlí pro zákazníky a ochrana životního prostředí.

Ušetření mnoha stránek papíru, a tím pádem i vzrostlých stromů, je nezanedbatelným krokem k udržitelnosti správcovských firem. Zákazníci zároveň oceňují to, že si vše mohou přečíst v pohodlí domova a bez jakéhokoliv tlaku na okamžitý podpis. Jde tedy o tzv. win-win situaci pro všechny zúčastněné.

Lze odečíst energie na dálku?

Dalším praktickým příkladem je dálkový odečet energií. Od roku 2022 platí zákonná povinnost instalovat výhradně dálkově odečitatelné měřiče tepla pro vytápění a vodoměry pro přívod horké vody. Díky nim dostávají obyvatelé pravidelně každý měsíc informace o aktuálních spotřebě a nákladech domácnosti. Nájemníci je obvykle vidí v klientských zónách či speciálních k tomu určených aplikacích.

Výhodou je také výrazně menší zásah do soukromí, neboť pověřený pracovník energetické firmy nemusí vstupovat přímo do domácnosti. Na trhu již jsou také technologie pro dálkové odečty plynoměrů a elektroměrů, v praxi se však zatím používají zejména v průmyslových závodech.

Od roku 2027 bude platit povinnost dálkového odečtu pro všechny, postupně proto dochází k výměně za moderní měřící přístroje

Digitalizují i majitelé investičních bytů

Dotazníkové šetření mezi členy Platformy individuálních pronajímatelů investičních bytů ukázalo, že majitelé jedné či několika nemovitostí elektronické podpisy zatím tolik nevyužívají. Při vzniku či naopak ukončení nájemního vztahu vyžaduje téměř polovina drobných pronajímatelů originál dokumentu v písemné formě, přibližně třetině stačí naskenované písemnosti zaslané e-mailem.

Ale i majitelé investičních bytů se snaží digitalizovat komunikaci se svými klienty. Podle dat Asociace nájemního bydlení považuje 83 % individuálních vlastníků za nejefektivnější způsob domluvy elektronickou komunikaci skrze e-mail či WhatsApp. Telefonických hovorů se drží pouhých 8 % z nich.

Jaký bude další vývoj?

Odborníci očekávají, že se nájemní vztahy budou dále digitalizovat, protože úspora času i peněz je pro všechny zúčastněné výrazným motivačním faktorem. Důležitou roli v rychlosti digitalizace bude hrát míra podpory státu. Institucionálním i individuálním pronajímatelům totiž chybí právě pomoc ze strany státního aparátu a vytvoření vhodných podmínek pro rozvoj.

Otázkou v současnosti zůstává, jak elektronická data a nájemní dokumenty dále využít. Například, zda by bylo možné automaticky reportovat příslušným úřadům, že došlo k ukončení nájemní smlouvy a je potřeba nájemce odhlásit z trvalého pobytu na dané adrese. Zatím mohou majitelé jen doufat, že na to bývalý nájemník nezapomene.

Nerozumíte si s moderními technologiemi? Nevadí, naši zkušení správci z Flat Service vám vše vysvětlí a připraví tak, abyste neměli žádné starosti navíc. Kontaktujte nás na telefonním čísle +420 277 000 330 nebo e-mailu sales@flatservice.cz a veškerou administrativu spojenou s pronájmem nemovitosti vyřešíme za vás. A nejen to. Byt profesionálně nafotíme, zájemce po něm provedeme, následně pohlídáme úhradu nájemného, provedeme průběžnou údržbu nebo vyřešíme nečekané havárie.