Conguaglio delle spese all'inquilino: termini, procedura e modello in Excel

Il conguaglio degli acconti per i servizi va consegnato all'inquilino entro quattro mesi dalla fine del periodo di riferimento. Se il periodo coincide con l'anno solare, di regola si tratta del 30 aprile dell'anno successivo.

I documenti del condominio sono un buon punto di partenza, ma in genere non basta inoltrarli. Possono contenere costi che pagate voi come proprietari, oppure riferirsi all'intero anno anche se l'inquilino ha abitato l'appartamento solo per pochi mesi. Vanno controllati soprattutto gli acconti: quanto l'inquilino ha versato a voi non corrisponde necessariamente a quanto voi avete versato al condominio.

Vediamo come ricavare da questi documenti un conguaglio comprensibile, che cosa deve contenere e quali scadenze segnare in calendario.

Che cosa si conguaglia all'inquilino

Nel conguaglio rientrano i servizi che garantite all'inquilino durante l'uso dell'appartamento. Nella maggior parte dei casi si tratta di acqua e fognatura, riscaldamento, acqua calda centralizzata, ascensore, pulizia e illuminazione delle parti comuni o raccolta dei rifiuti. Possono rientrarvi anche l'esercizio e la pulizia delle canne fumarie o la ricezione del segnale televisivo e radiofonico.

L'energia elettrica e il gas intestati all'inquilino vengono fatturati direttamente dal fornitore. Non inseriteli nel vostro conguaglio. Se invece il contratto con il fornitore resta a vostro nome, dovete attenervi alle modalità di calcolo concordate e disporre della documentazione a supporto degli importi.

Servizi, importo degli acconti e regole di calcolo vanno definiti per iscritto, preferibilmente già nel contratto di locazione. Se manca qualche pattuizione, non significa che non valga alcuna regola. La legge prevede anche una procedura sostitutiva e il proprietario deve garantire i servizi essenziali ai sensi del § 2247 del Codice civile.

Che cosa invece pagate voi come proprietari

Non addebitate all'inquilino tra i servizi, ad esempio:

• i contributi per la gestione dell'edificio e del terreno, compresi gli accantonamenti a lungo termine noti come fondo per le riparazioni,
• l'assicurazione dell'edificio, il compenso dell'amministratore o dei membri del consiglio del condominio,
• l'imposta sugli immobili e le rate dell'annualità cooperativa,
• le revisioni degli impianti e delle parti dell'edificio, né i costi di elaborazione e consegna del conguaglio.

Questi costi potete tenerli in considerazione nell'importo del canone. Ma non rientrano negli acconti per i servizi.

Prendete il prospetto del condominio e leggetelo riga per riga. L'acqua è un servizio, il contributo per le riparazioni dell'edificio è un costo del proprietario. Con questa suddivisione preparate la documentazione ed evitate di riaddebitare per errore all'inquilino l'intero prospetto.

Come fissare gli acconti e quando modificarli

Partite dai consumi precedenti, dal numero di persone e dai prezzi attuali. Tenete conto anche del diverso utilizzo dell'appartamento: il consumo di una persona sola e quello di una famiglia con due figli possono differire in modo sostanziale.

Gli acconti possono essere modificati nel corso dell'anno in base alla variazione del prezzo del servizio o per altro motivo giustificato. Comunicate per iscritto il nuovo importo e spiegate su che cosa si basa. Acconti più alti possono essere richiesti al più presto dal primo giorno del mese successivo alla consegna della comunicazione. Senza una motivazione adeguata l'aumento non ha effetto (§ 4 comma 4 della legge n. 67/2013 Racc.).

Invece di un messaggio del tipo «dal mese prossimo mandate mille corone in più», scrivete quindi quali servizi riguarda la modifica e perché. Un nuovo prospetto o un calcolo allegato aiuterà l'inquilino a capire l'importo.

Termini per conguaglio, documentazione e contestazioni

Ogni termine decorre da un evento diverso. Annotate quindi non solo la fine dell'anno, ma anche la data di consegna del conguaglio e delle eventuali richieste.

• Consegna del conguaglio: entro quattro mesi dalla fine del periodo di riferimento, che può durare al massimo 12 mesi.
• Restituzione del credito o pagamento del debito: nel termine concordato, al più tardi entro quattro mesi dalla consegna del conguaglio.
• Richiesta della documentazione: l'inquilino può richiederla per iscritto entro 30 giorni dalla consegna del conguaglio. Voi avete 30 giorni dalla ricezione della richiesta per esibirla e consentire di farne copia.
• Contestazioni: l'inquilino le presenta entro 30 giorni dalla consegna del conguaglio o dall'esibizione della documentazione. Le contestazioni tempestive vanno evase entro i successivi 30 giorni dalla loro presentazione.

Se l'ultimo giorno del termine cade di sabato, di domenica o in un giorno festivo, slitta al primo giorno lavorativo successivo. Quattro mesi, inoltre, non equivalgono a 120 giorni. Le regole si trovano nei § 7 e § 8 della legge n. 67/2013 Racc. e nei § 605-607 del Codice civile.

Che cosa succede se inviate il conguaglio in ritardo o commettete un errore

In caso di conguaglio tardivo o di mancato rispetto degli obblighi relativi a documentazione e contestazioni può sorgere l'obbligo di pagare una penale. L'importo di legge è di 50 Kč per ogni giorno di ritardo anche solo iniziato, salvo che sia stato fissato un importo inferiore nei modi previsti. Esistono anche eccezioni, ad esempio quando il ritardo è imputabile alla controparte o non sarebbe equo pretendere il rispetto del termine (§ 13).

Il conguaglio tardivo, però, di per sé non significa che l'inquilino non debba pagare alcun debito. In caso di vizi conta se influiscono sull'importo calcolato. La restituzione del credito non viene rinviata dai vizi del conguaglio (§ 7 comma 3).

Che cosa deve risultare dal conguaglio

L'inquilino deve poter verificare come siete arrivati al risultato. Un'unica riga «servizi totali» non basta.

Indicate i singoli servizi, i relativi costi effettivi, il criterio di ripartizione e gli acconti ricevuti. Aggiungete l'identificazione dell'appartamento e delle due parti, il periodo di riferimento, il credito o il debito finale e il termine di pagamento.

A seconda del servizio serviranno altri dati: letture dei contatori dell'acqua, numero di persone, superfici o quota imputabile all'inquilino. Per il riscaldamento e l'acqua calda centralizzata la documentazione deve contenere ulteriori elementi previsti dal decreto n. 269/2015 Racc.

È importante distinguere tra acconti previsti e acconti effettivamente versati. Nel conguaglio si riportano i pagamenti ricevuti, non solo gli importi che l'inquilino avrebbe dovuto versare in base al contratto.

In base a che cosa si ripartiscono i costi

Per ogni servizio verificate innanzitutto il criterio di ripartizione validamente stabilito. Può derivare da un accordo previsto dalla legge oppure da una delibera del condominio o della cooperativa. Per il riscaldamento valgono regole particolari, che non possono essere sostituite a piacere con una frase nel contratto di locazione.

Se il criterio non è stato stabilito diversamente con la procedura prevista, la legge n. 67/2013 Racc. al § 5 applica ad esempio queste regole:

• Acqua fredda e fognatura: in proporzione ai dati dei contatori divisionali. Se non sono installati in tutte le unità abitative e non abitative, si utilizzano i valori indicativi del fabbisogno idrico annuo.
• Ascensore, illuminazione, pulizia o raccolta dei rifiuti: numero di persone rilevanti ai fini della ripartizione.
• Esercizio e pulizia delle canne fumarie: numero di allacciamenti alle canne fumarie utilizzati.
• Segnale televisivo e radiofonico: numero di prese per il cavo.

Il riscaldamento e l'acqua calda centralizzata sono disciplinati dal § 6 e dal decreto n. 269/2015 Racc. Per un appartamento in un edificio in condominio, richiedete la relativa ripartizione all'amministratore dell'edificio. Il conto annuale del calore non può essere suddiviso semplicemente in base al numero di persone o di mesi.

Come preparare il conguaglio passo dopo passo

1. Preparate la documentazione. Conguaglio del condominio, fatture, verbali di consegna, letture, numero di persone e prospetto dei pagamenti.
2. Separate i vostri costi dai servizi. Escludete ad esempio il fondo per le riparazioni, l'assicurazione dell'edificio e il compenso per la gestione dell'edificio.
3. Verificate gli importi imputabili all'inquilino. Per ogni servizio controllate la quota applicata e il periodo. Un importo già ripartito correttamente non va ridotto una seconda volta.
4. Sommate gli acconti ricevuti. Confrontateli con gli estratti conto e con la vostra contabilità. Per gli acconti non pagati verificate di non star già recuperando lo stesso importo separatamente.
5. Calcolate la differenza e indicate la scadenza. I costi meno gli acconti ricevuti danno come risultato un debito oppure un credito.
6. Consegnate il conguaglio in modo dimostrabile. Conservate la ricevuta di consegna o un altro documento che la provi. Il semplice invio del messaggio può non bastare a dimostrare quando l'inquilino lo ha ricevuto.
7. Conservate la documentazione. Vi servirà in caso di domande, contestazioni o controversie. Adeguate i tempi di conservazione anche agli obblighi fiscali.

Esempio: quanto deve versare l'inquilino

I costi effettivi dei servizi per l'anno ammontano a 36.000 Kč. L'inquilino avrebbe dovuto versare 33.000 Kč di acconti, ma sul conto ne ha inviati solo 30.000 Kč.

Nel conguaglio risulta quindi un debito di 6.000 Kč, non di 3.000 Kč. Si sottraggono infatti i soldi effettivamente ricevuti. Se i 3.000 Kč non pagati li state già trattando come debito a sé stante, verificate il collegamento tra le due richieste, per non pretenderle due volte dall'inquilino.

Se, a parità di costi, avesse versato acconti per 40.000 Kč, dovreste invece restituirgli un credito di 4.000 Kč.

Quando l'inquilino se ne va nel corso dell'anno

L'uscita dell'inquilino di norma non comporta l'obbligo di conguagliare subito l'intero anno. Se il periodo di riferimento è l'anno solare, il conguaglio per il 2026 va consegnato entro il 30 aprile 2027 anche all'inquilino che se n'è andato a giugno.

Alla riconsegna, però, annotate subito le letture, la data di cessazione dell'uso e l'indirizzo per la consegna del conguaglio. Concordate anche dove restituire l'eventuale credito. Cercare questi dati in un secondo momento è una complicazione inutile.

Ripartite ogni servizio secondo le sue regole. Per l'acqua si parte dalle letture, per i servizi calcolati a persona si considerano il numero di persone e la durata dell'utilizzo. Per il calore vale la ripartizione specifica. Un inquilino che ha abitato l'appartamento da gennaio a giugno non consuma necessariamente esattamente metà del calore annuo.

Si può pattuire un forfait al posto degli acconti?

Sì, per iscritto è possibile concordare un pagamento forfettario per i servizi, che non viene conguagliato. Nelle locazioni di durata superiore a 24 mesi o a tempo indeterminato, però, nel forfait non possono rientrare il riscaldamento, l'acqua calda centralizzata, la fornitura di acqua e lo smaltimento delle acque reflue. Questi servizi devono essere conguagliati (§ 9 della legge n. 67/2013 Racc.).

Nel contratto distinguete quindi il forfait definitivo dagli acconti. Un importo mensile fisso di per sé non significa che il conguaglio annuale non sia dovuto.

Modello di conguaglio delle spese in Excel

Il modello di conguaglio in Excel contiene il prospetto dei servizi, la registrazione mensile degli acconti ricevuti e le istruzioni per la compilazione. Vi aiuta a raccogliere la documentazione in un unico punto e a confrontare i costi con i pagamenti dell'inquilino.

Prima di iniziare, verificate che cosa rappresenta l'importo inserito. Il costo dell'intero edificio, il costo del vostro appartamento e l'importo imputabile a un determinato inquilino non sono la stessa cosa. Un costo già ripartito non va moltiplicato una seconda volta per la stessa quota. Se durante l'anno l'inquilino è cambiato, il costo annuo dell'appartamento non coincide necessariamente con l'importo che potete addebitargli.

Il modello non sostituisce la documentazione né la ripartizione del calore fornita dall'amministratore dell'edificio. Prima della consegna verificate importi, quote applicate, completezza dei dati e scadenze. Altri documenti sono disponibili nella pagina Modelli di contratto.

Prima di inviare il conguaglio

Controllate i quattro punti in cui è facile sbagliare:

• Costi: tra i servizi non è rimasto il fondo per le riparazioni o un altro pagamento a carico del proprietario?
• Quote: non state riducendo di nuovo un importo già ripartito dall'amministratore e il periodo corrisponde a quello dell'inquilino?
• Acconti: state conteggiando i pagamenti effettivamente ricevuti, dicembre compreso, e non rischiate una doppia richiesta per lo stesso debito?
• Consegna: avete la prova di quando l'inquilino ha ricevuto il conguaglio e sapete entro quando vanno regolati i soldi?

Il conguaglio potete lasciarlo a noi

Documenti del condominio, acconti dell'inquilino, letture e scadenze devono incastrarsi. Con le varianti Partner e Partner+ prepariamo noi per voi il conguaglio annuale dei servizi agli inquilini nell'ambito della gestione immobiliare, compreso il monitoraggio delle scadenze e i solleciti per gli importi non pagati. Prima di iniziare la collaborazione definiamo insieme quali documenti fornite voi e di che cosa ci occupiamo noi.

Con la variante Garant il contratto è con FLAT SERVICE e il conteggio verso le persone che abitano l'appartamento lo curiamo noi. La vostra collaborazione e i vostri obblighi nei nostri confronti fanno parte delle condizioni concordate.

Volete una locazione senza dover ogni anno rincorrere pagamenti e scadenze? Fissate una consulenza senza impegno. Parleremo del vostro appartamento e vi spiegheremo di che cosa possiamo occuparci noi nella gestione.

Fonti e aggiornamento

Aggiornato al 13 settembre 2026 in base alla legge n. 67/2013 Racc., in particolare § 2-9 e § 13, e al decreto n. 269/2015 Racc.. I servizi essenziali sono disciplinati anche dal § 2247 del Codice civile e il calcolo dei termini dai suoi § 605-607.

L'articolo descrive la procedura generale per i proprietari che affittano appartamenti. Importi controversi o condizioni contrattuali insolite è opportuno valutarli caso per caso.