Al momento della consegna annotate insieme lo stato dell'appartamento, l'arredamento e il numero di chiavi. Quando l'appartamento verrà restituito, avrete entrambi la stessa base di confronto. Una descrizione concreta e le fotografie aiutano a evitare discussioni su quando sia comparso il graffio sulla porta o se il forno funzionasse al momento dell'ingresso.
Una buona consegna si compone di tre parti: la preparazione prima dell'incontro, il controllo sul posto e il completamento delle pratiche dopo. La firma dell'ultima pagina, infatti, non significa che la voltura delle utenze sia conclusa.
Risposta rapida: consegna dell'appartamento e verbale di consegna
Il verbale di consegna deve identificare il contratto, l'appartamento e le parti, descrivere lo stato di ogni stanza, elencare l'arredamento e le sue condizioni, riportare letture e numeri dei contatori con la data, il numero di chiavi e badge, i difetti noti con la scadenza per eliminarli e il riferimento alle fotografie. Fotografate prima l'intera stanza e poi i dettagli, con la data, nello stesso ordine alla consegna e alla restituzione. Per le utenze annotate, oltre alla lettura, anche il codice EAN (elettricità) ed EIC (gas) del punto di prelievo e verificate che il fornitore abbia effettivamente completato la voltura.
Alla restituzione confrontate lo stato con il verbale: la normale usura è a carico del proprietario, i danni dell'inquilino (§ 2293 c.c.). Restituite il deposito cauzionale con un rendiconto scritto delle pretese compensate (§ 2254 c.c.), non «quando arriverà il conguaglio dei servizi». Trovate il modello di verbale tra i nostri modelli di documenti.
Cosa preparare già prima dell'incontro
Controllate il contratto firmato e l'accredito del deposito cauzionale e del primo canone; nel contratto stabilite che le chiavi vengono consegnate solo dopo l'accredito, non sulla base di una promessa. Per il sopralluogo e la documentazione di un normale bilocale riservate un'ora, non dieci minuti.
Preparate:
- l'elenco dell'arredamento con modelli e numeri di serie degli elettrodomestici più costosi,
- tutte le chiavi, i badge e i telecomandi da consegnare (contati ed etichettati),
- i manuali degli elettrodomestici e della caldaia, il contatto dell'amministratore del condominio e del servizio di pronto intervento,
- la documentazione sulle utenze: numero del contatore elettrico e del gas, EAN ed EIC, l'ultima bolletta di conguaglio,
- il modulo del verbale in duplice copia oppure un tablet con firma elettronica,
- l'elenco dei difetti noti, redatto in anticipo.
Discutete i difetti noti con l'inquilino già prima del trasloco. Se la riparazione non è conclusa, concordate una procedura e una scadenza precise. Consegnate l'appartamento pulito, libero da oggetti che non fanno parte della consegna e con accesso a tutti i punti da controllare. Non nascondete una parete danneggiata dietro gli scatoloni e predisponete gli elettrodomestici per la prova.
Cosa deve contenere il verbale di consegna
Collegate il verbale a un contratto preciso e identificate in modo univoco l'appartamento e le parti. Poi descrivete la realtà, non un giudizio generico come «tutto in ordine».
| Ambito | Cosa annotare concretamente | Errore frequente |
|---|---|---|
| Identificazione | Indirizzo, numero dell'unità, parti contrattuali o rappresentanti con procura, data e ora, scopo (consegna / restituzione). | Manca il riferimento al contratto, quindi non è chiaro a quale locazione si riferisca il verbale. |
| Stato dei locali | Stanza per stanza: pavimenti, pareti, soffitto, porte, finestre, prese, lampade. In bagno fughe, silicone, scarichi. | «Camera da letto OK» invece di «camera da letto: parquet, graffio di 10 cm vicino alla finestra (foto L02)». |
| Arredamento | Elenco, modello, stato, funzionamento provato sì/no, numeri di serie degli elettrodomestici. | «Lavatrice» invece di «lavatrice Bosch WAN28, funzionante, provata». |
| Contatori | Tipo, numero del contatore, lettura, unità, data della lettura, EAN/EIC. | Annotata solo la lettura senza il numero del contatore; per il contatore elettrico manca la distinzione tra le fasce tariffarie. |
| Accessi | Numero di chiavi di appartamento, portone, cantina, cassetta postale, badge, telecomandi del garage, a cosa servono. | Chiavi non annotate, discussione sul «terzo mazzo» alla restituzione. |
| Difetti e interventi | Descrizione, procedura concordata, responsabile, scadenza. | Promessa verbale di riparazione di cui tra sei mesi nessuno sa nulla. |
| Allegati | Identificazione delle fotografie (numero, formato, dove sono archiviate), inventario, APE, manuali. | Foto solo nel telefono di una delle parti. |
| Firme | Entrambe le parti, data; in caso di rifiuto di firmare, annotazione e firma di un testimone. | Firma «per l'inquilino» da parte del partner senza procura. |
Il verbale non è un requisito di legge per la validità della locazione, ma può essere una prova importante dello stato dell'appartamento. Funziona meglio insieme alle fotografie, all'inventario e alla conferma che entrambe le parti hanno ricevuto la stessa versione degli allegati.
Fotografie: contano il dettaglio e il contesto
Fotografate lo stato complessivo di ogni stanza dalla porta e dall'angolo opposto, poi i dettagli dei difetti. Il primo piano di un graffio senza ciò che lo circonda è difficile da collocare in seguito. Conservate i file originali con i dati di scatto e collegateli alla data di consegna indicata nel verbale. Inviate le immagini a entrambe le parti o rendetele disponibili in una cartella condivisa. La data impressa sull'immagine o i metadati da soli non ne garantiscono l'autenticità, ma una documentazione comune e rintracciabile ne rafforza il valore probatorio.
Contrassegnate le fotografie per stanza e numero progressivo, per esempio «K03 cucina, anta inferiore sinistra, angolo scheggiato». Riportate lo stesso codice accanto al difetto nel verbale, così ritroverete facilmente l'immagine. Alla restituzione scattate nello stesso ordine: il confronto sarà più semplice.
Distinguete l'aspetto dal funzionamento. Una piccola ammaccatura sullo sportello della lavastoviglie e un programma di lavaggio che non funziona sono due cose diverse. La dicitura «lavastoviglie usata» non descrive né l'una né l'altra. Se al momento della consegna non è stato possibile provare un apparecchio (gas staccato, lampadina mancante), scrivetelo invece di confermarne il perfetto funzionamento.
Un video può integrare la panoramica generale, ma dettagli, contatori e inventario si ritrovano più facilmente in fotografie contrassegnate. Le foto non sostituiscono il verbale: non registrano il numero di badge, la data concordata per una riparazione né chi debba completare la voltura del punto di prelievo.
Per i contatori annotate lettura, unità, data e dati identificativi
Per elettricità, gas, acqua fredda e calda registrate il numero del contatore, la lettura, l'unità e la data. Sul contatore elettrico attenzione alle due fasce (VT e NT nelle tariffe D25d, D57d ecc.): vanno annotate entrambe. Fotografate il display e la targhetta con il numero del contatore, così da poter attribuire il dato all'utenza giusta; nei condomini con dieci contatori nello stesso armadio non è scontato.
Per comunicare con fornitore e distributore vi serve anche il codice del punto di prelievo: EAN per l'elettricità (18 cifre, inizia con 859182400) e EIC per il gas (16 caratteri, inizia con 27ZG). Ricopiate l'intero codice dalla bolletta o dal contratto e non confondetelo con il numero del contatore. Per l'autolettura l'Autorità di regolazione dell'energia raccomanda di indicare data, valore, codice del punto di prelievo e numero del contatore: è proprio la loro combinazione ad aiutare ad attribuire i consumi all'utenza corretta.
Effettuate le letture insieme e annotatele nel verbale. Se la consegna fisica e il cambio contrattuale dell'intestatario non coincidono, vi servono entrambe le date e un accordo sul pagamento del periodo intermedio. Per esempio, con consegna il 1° marzo e cambio di intestatario il 15 marzo, documentate i consumi tra le due date e la loro fatturazione. L'accordo tra proprietario e inquilino, di per sé, non modifica gli obblighi del cliente originario verso il fornitore.
Voltura delle utenze: un modulo inviato non è ancora un cambio confermato
Nel contratto e alla consegna chiarite chi sarà la parte contraente con il fornitore. Tre modelli:
| Modello | Vantaggio | Rischio |
|---|---|---|
| Utenze intestate all'inquilino | I pagamenti contrattuali verso il fornitore li gestisce l'inquilino. | Alla partenza occorre subentrare con un nuovo contratto e sorvegliare il periodo senza intestatario. |
| Utenze intestate al proprietario, acconti dall'inquilino | Non serve la voltura a ogni cambio di inquilino. | Il fornitore lo paga il proprietario. Con l'inquilino il regime di addebito e conguaglio deve essere chiaramente concordato e conforme alla legge. |
| Utenze intestate al gestore | La comunicazione con il fornitore la cura il gestore. | La ripartizione di pagamenti e responsabilità dipende dai relativi contratti. |
Per la voltura seguite la procedura del singolo fornitore (la maggior parte ha un modulo online in cui caricare verbale e procura), consegnate la documentazione corretta e verificate il completamento: conferma della cessazione del vecchio contratto, conferma dell'attivazione del nuovo e bolletta finale della vecchia utenza. Conservatele. Non richiedete il distacco della fornitura solo perché cambia chi abita l'appartamento: la voltura tra clienti avviene senza interruzioni.
Quando l'inquilino uscente e quello nuovo si avvicendano a breve distanza, tenete d'occhio il periodo intermedio. Individuate una persona che verifichi la continuità dei contratti, le date e le conferme del fornitore. Un prelievo senza copertura contrattuale può portare al distacco della fornitura e ad altri costi. Non contate su un presunto periodo di tutela universale.
Mostrate come usare l'appartamento e le sue dotazioni
Spiegate come funzionano il riscaldamento (termostato, caldaia a gas, teleriscaldamento con valvole termostatiche), la ventilazione del bagno, gli elettrodomestici ed eventualmente la ventilazione meccanica con recupero di calore. Mostrate il rubinetto generale dell'acqua, gli interruttori, l'accesso ai contatori, la posizione dell'estintore e le regole per le parti comuni (deposito bici, cassonetti, stenditoio). Consegnate i manuali e i contatti per segnalare guasti ed emergenze.
L'inquilino deve sapere dove trovare i manuali e a chi rivolgersi quando non sa come fare. Informazioni ben trasmesse possono ridurre l'uso scorretto e gli interventi inutili. Non giudicate però in anticipo la causa di un guasto: la muffa, per esempio, può dipendere sia dall'uso sia da un difetto costruttivo. Chi deve pagare lo spieghiamo nell'articolo chi paga le riparazioni nell'appartamento in affitto.
Dopo l'incontro consegnate a entrambe le parti la stessa versione firmata del verbale e degli allegati. Inserite le riparazioni concordate nel calendario o nel registro delle attività e verificate chi le ordinerà.
Alla restituzione confrontate l'appartamento con lo stato iniziale
A fine locazione lavorate con il verbale e le fotografie originali. L'inquilino riconsegna l'appartamento nello stato in cui lo ha ricevuto, salvo la normale usura derivante dall'uso ordinario e i difetti che è tenuto a eliminare il locatore (§ 2293 comma 1 c.c.). Un danno nuovo non è la stessa cosa del naturale invecchiamento delle dotazioni.
Gli esempi seguenti mostrano possibili differenze. Non sono un tariffario automatico delle responsabilità e non sostituiscono la valutazione della causa:
| Normale usura tipica | Possibile danno oltre l'uso ordinario |
|---|---|
| Leggera abrasione della pittura, piccole impronte dei mobili sulla moquette, segni opachi sul parquet | Scarabocchi, moquette bruciata o solchi profondi; per i fori nel muro contano entità e circostanze |
| Piano di lavoro consumato dopo anni di cucina | Piano bruciato o tagliato |
| Invecchiamento ragionevole delle superfici con una corretta manutenzione | Muffa causata da un uso scorretto dimostrato; la causa costruttiva va esclusa |
| Materasso consumato dopo 4 anni | Materasso rovinato da liquidi |
| Maniglie ragionevolmente consumate | Anta divelta per un uso scorretto |
Non è quindi vero che dopo ogni locazione l'inquilino debba pagare la tinteggiatura completa o nuovi arredi. Valutate lo stato, la durata d'uso e l'entità del danno. Oltre ai danni esiste anche il regime della manutenzione ordinaria e delle piccole riparazioni durante la locazione. Per determinare il risarcimento, secondo il § 2969 c.c. si parte dal prezzo usuale della cosa al momento del danno e si tiene conto delle spese ragionevoli per ripristinarne o sostituirne la funzione. Il prezzo di un elettrodomestico nuovo non può quindi essere automaticamente addebitato all'inquilino, né si può risolvere tutto con un ammortamento percentuale fisso.
La riconsegna non si valuta solo in base alla data sul calendario: l'appartamento è riconsegnato quando il locatore riceve le chiavi e nulla gli impedisce di accedervi e usarlo (§ 2292 c.c.). Annotate le chiavi restituite (il numero deve corrispondere al verbale di consegna), le letture dei contatori e la data. Se l'inquilino lascia l'appartamento senza riconsegna e vi abbandona degli oggetti, procedete secondo il § 2296 c.c.: invitatelo a ritirarli, custodite gli oggetti e non buttateli.
Restituite il deposito cauzionale sulla base di documenti
Alla fine della locazione il locatore restituisce il deposito cauzionale, compensando quanto l'inquilino gli deve in relazione alla locazione (§ 2254 comma 2 c.c.). Descrivete e quantificate voce per voce ogni eventuale pretesa: canone non pagato per mesi precisi, saldo a debito dell'ultimo conguaglio, risarcimento di un danno specifico sulla base di foto e fattura o preventivo. Il deposito cauzionale non è una tassa automatica di uscita né un «contributo per la tinteggiatura».
Il conguaglio dei servizi può arrivare anche dopo la fine della locazione. Un possibile saldo a debito futuro, però, non è automaticamente un debito esistente da compensare con il deposito. Il punto di partenza previsto dalla legge è la sua restituzione alla fine della locazione, con la compensazione delle pretese ammissibili. Non trattenete senza motivo la parte non contestata. La validità di un eventuale accordo su una liquidazione successiva o sulla trattenuta di parte del deposito va valutata da un avvocato, perché il contratto non può limitare a piacimento la tutela dell'inquilino.
Per legge l'inquilino ha diritto anche agli interessi sul deposito cauzionale (§ 2254 comma 2 c.c.); la legge non ne stabilisce l'importo e l'interpretazione è controversa. Per una richiesta concreta consigliamo una consulenza legale.
Inviate il rendiconto del deposito per iscritto, allegando la documentazione delle singole pretese. Se l'inquilino non è d'accordo, può chiedere la restituzione del deposito in tribunale; il termine generale di prescrizione è di tre anni. I documenti conservati vi aiuteranno a dimostrare la correttezza del vostro operato. Al deposito cauzionale dedichiamo più spazio nell'articolo contratto di locazione.
Quando non concordate sullo stato
Annotate nel verbale le posizioni divergenti: «Il locatore segnala un danno al parquet del soggiorno (foto O04), l'inquilino non concorda e lo considera normale usura.» Non sostituite una firma rifiutata firmando al posto dell'altro, né rifiutando di ritirare le chiavi; prendete le chiavi e confermatene la ricezione. Rifiutandole non migliorate la vostra posizione, rimandate soltanto la liquidazione.
Conservate la vostra documentazione, le fotografie ed eventuali testimonianze. Per la voce contestata procuratevi un parere indipendente sulla causa e sul costo della riparazione. Valutate la necessità di una perizia in base al valore e alla complessità della controversia, non a un importo universale. Se non si raggiunge un accordo e la controversia arriva in tribunale, le prove vengono valutate nel loro insieme. Il verbale con le fotografie può essere di grande aiuto, ma non è l'unica prova possibile.
Checklist della consegna
Prima dell'incontro: contratto firmato, condizioni di pagamento verificate, chiavi contate, inventario pronto, EAN/EIC e numeri dei contatori reperiti, difetti noti elencati, appartamento pronto per il controllo.
Nell'appartamento: sopralluogo congiunto stanza per stanza, foto d'insieme e dei dettagli, prova degli elettrodomestici, letture dei contatori con foto delle targhette, registrazione delle chiavi, spiegazione di comandi e rubinetti di chiusura, consegna di manuali e contatti, accordo sui difetti con scadenze, firme.
Dopo l'incontro: copia del verbale e delle foto all'inquilino, idealmente entro 24 ore, richiesta di voltura delle utenze e verifica del suo completamento entro la data confermata dal fornitore, archiviazione della bolletta finale della vecchia utenza, inserimento delle riparazioni concordate nel calendario e aggiornamento dei dati per l'amministrazione del condominio (numero di persone).
Domande frequenti
Il verbale di consegna è un allegato obbligatorio di ogni contratto?
Non è un requisito di legge per la validità del contratto di locazione. Il codice civile disciplina però lo stato dell'appartamento alla consegna e alla restituzione (§ 2242, § 2243 e § 2293 c.c.). Il verbale aiuta a documentarlo. Senza, la prova è più difficile, ma non automaticamente impossibile. Le parti possono concordarne l'uso nel contratto.
Basta un video al posto delle foto?
Il video integra la panoramica generale, ma dettagli importanti, contatori e inventario si ritrovano più facilmente in fotografie contrassegnate. L'ideale è una combinazione che resti chiara anche dopo cinque anni: foto stanza per stanza come prova, video come contesto.
L'inquilino deve ridipingere l'appartamento alla restituzione?
Non automaticamente. La tinteggiatura rientra nella manutenzione ordinaria durante la locazione (§ 2 del regolamento governativo n. 308/2015 Racc.), ma alla restituzione si tiene conto della normale usura della pittura (§ 2293 c.c.). L'inquilino paga il ripristino dei danni oltre l'uso ordinario, per esempio scarabocchi o forte sporcizia. Per buchi e altri fori nel muro contano entità, circostanze e stato iniziale; un singolo foro non comporta di per sé l'obbligo di ridipingere tutto l'appartamento. La clausola «l'inquilino restituisce l'appartamento tinteggiato» si applica solo nella misura in cui non riduce i suoi diritti ai sensi del § 2235 c.c.
Chi paga il saldo a debito del conguaglio se l'inquilino se n'è già andato?
Il saldo si regola in base al periodo, al contratto e alle regole di ripartizione applicabili. Recapitate il conguaglio regolare anche all'ex inquilino e procedete secondo la sua scadenza. La compensazione con il deposito cauzionale è possibile solo se sussistono i presupposti di legge, non automaticamente per una spesa attesa. Alla restituzione annotate quindi le letture dei contatori e un recapito aggiornato.
Posso affidare la consegna a un gestore?
Sì. Il gestore, munito di procura, organizza e documenta la consegna e si occupa delle attività successive (volture, difetti, registri). Con FLAT SERVICE la consegna con verbale e documentazione fotografica fa parte della gestione in tutte le varianti. Chiarite l'ambito della rappresentanza e chi decide sui difetti.
Per prepararvi da soli usate i modelli di documenti. Le norme giuridiche citate nell'articolo sono state verificate al 12 settembre 2026; in caso di liquidazione contestata consigliamo una consulenza legale.
Fonti e condizioni: codice civile, in particolare § 2242, § 2254, § 2292, § 2293 e § 2969, ERÚ: consumi e requisiti dell'autolettura, regole sulla manutenzione ordinaria e le piccole riparazioni. Le scadenze organizzative consigliate nell'articolo non sono termini di legge.